TOPLANTI YÖNETİMİ

Toplantı, insanların önceden ayarlanmış bir şekilde belli bir zaman ve mekanda bilgi paylaşmak veya bir karar vermek gibi bir amaç için bir araya gelmeleri demektir.

Toplantılar, gerektiği zaman, amacına uygun yapıldığında ve iyi yönetildiğinde sağlık kuruluşunun işleyişi ve yönetimi açısından çok yararlı olan araçlar olmakla birlikte iyi planlanmadıklarında, zaman kaybından başka işe yaramayabilirler.

Toplantıların çeşitli fonksiyonları olabilir:
Yürütülen işler konusunda herkesin bilgilendirilmesini ve belirsizliğin ortadan kalkmasını sağlarlar.
Yeni düzenlemeler için, değişen koşullara uyum için gereken kararların hızla alınabilmesini sağlarlar.
Karar vericiler ile çalışanlar arasında iletişim kurularak görüş alış verişinin sağlanmasını ve bu yolla kararlara herkesin sahip çıkmasını sağlarlar.
Farklı fikir ve deneyimlerin paylaşılarak en yeni ve en doğru önerilerin geliştirilmesini sağlarlar.

Toplantı çeşitleri:
Bilgilendirme amaçlı toplantılar
Danışma amaçlı toplantılar
Karar verme amaçlı toplantılar
Sorun çözmeye yönelik toplantılar

Toplantı alternatifleri:

-Yönetici kararı:
Bazı durumlarda yönetici başkalarına sormaya gerek kalmadan karar verebilecek durumda olabilir.

-Telefon:
Bazı kişilerle telefon görüşmesi yaparak bir sonuca varmak bazı hallerde toplantı yapılmasına gerek bırakmayabilir.

-Kurum içi yazışma, faks veya elektronik posta mesajı:
Özellikle bilgilendirmek için yararlı olabilen yöntemlerdir.

-Video-telekonferans:
Farklı coğrafyalarda yaşayan, birbirinden uzaktaki kişilerin seyahat etmelerine gerek kalmadan görüşmelerine olanak sağlar.


Toplantı düzenlenirken dikkat edilmesi gereken önemli noktalar şunlardır:

TOPLANTI ÖNCESİ

Toplantıya kimlerin çağırılacağı belirlenmelidir.
Toplantı gündemi hazırlanmalı ve katılımcılara önceden dağıtılmalıdır. Gündemde şunlar olmalıdır:
Toplantının amacı
Tarihi ve yeri
Başlama ve bitiş saati
Kimlerin katılacağı
Katılımcılardan beklenenler
Ele alınacak konular
Toplantının yapılacağı fiziksel mekan belirlenmelidir. Fiziksel mekan şu özellikleri taşımalıdır:
Katılımcıların kolayca gelebileceği bir yer olmalıdır.
Toplantıyı etkileyebilecek gürültü kaynaklarından uzak olmalıdır.
Işık, ses, havalandırma ve eşyaların düzeni toplantıya elverişli olmalıdır.
Katılımcıların tümünün oturmasına imkan sağlamalıdır.
Gerektiğinde kullanmak için tepegöz, data-show, flip-chart gibi araç-gereç ile bunların bağlanabileceği teknik donanım olmalıdır.

Toplantı masasının yerleşim düzeni ve katılımcıların oturma planı yapılmalıdır. Bu amaçla şu noktalara dikkat edilmelidir:
Küçük gruplar için (<10 kişi) en ideali yuvarlak masadır. Yuvarlak masa herkesi eşit katılımcı yapar, birbirini görmeyi sağlar, sohbetleri ve uyumayı engeller.
Toplantıyı yönetecek kişi tüm katılımcıları ve varsa izleyicileri görecek ve işitecek bir yerde oturmalıdır.
Tüm katılımcılar birbirini görecek ve işitebilecek şekilde oturmalıdır.
Sandalye veya koltuklar rahat olmalı, oturma düzeni çok sıkışık veya çok aralıklı olmamalıdır.
Sorun çıkarabilecek kişiler, birbiri ile rakip olanlar ve yardımcı olabilecek kişilerin etkilerini dikkate alan bir oturma düzeni planlanmalıdır.
Katılımcıların gerektiğinde not alabilmesi için yeterli kalem-kağıt bulunmalıdır.
Tutanakları tutacak kişi belirlenmelidir.

TOPLANTI SÜRECİ

Başkanın/toplantı yöneticisinin dikkat etmesi gereken noktalar:
§ Toplantı daha önceden bildirilen saatte başlamalıdır.
§ Toplantının amacı ve gündem hakkında bilgi verilmelidir.
§ Toplantı süresi ve her gündem maddesi için öngörülen süre belirtilmelidir.
§ Katılımcıların tümünün görüşünün alınması sağlanmalı, herkesin söz hakkına saygı duyulmalıdır.
§ Belirlenmiş bir sıra ile söz vermek, sırasını bekleyen kişinin genellikle kendisinden bir öncekini dinlemesini önlediğinden uygun bir yöntem değildir.
§ Çok konuşmayı seven kişiler uygun şekilde susturulmalı, konuşmaktan çekinen kişiler teşvik edilerek konuşmaları sağlanmalıdır.
§ Katılımcıların her biri dikkatle dinlenmeli ve gündem dışına çıkması engellenmelidir.
§ Bir sonraki maddeye geçmeden önce varılan sonuç özetlenmeli ve grubun görüş birliği sağlanmalıdır.
§ Ortak alınan kararlar ile onaylanan görüşlerin tutanaklara geçirilmesi sağlanmalıdır.
§ Başkan, hem liderlik hem de “kolaylaştırıcı” görevi olduğunu unutmamalıdır. Bu nedenle katılımcıları, duygu ve düşüncelerini açıklama konusunda yüreklendirmelidir.

Katılımcıların dikkat etmesi gereken noktalar:
§ Toplantıya hazırlıklı ve zamanında gelinmelidir.
§ Toplantı boyunca olumlu bir tavır gösterilmeli ve konuşulanlar karşısında dikkatli olduğunu gösteren bir beden dili sergilenmelidir.
§ Olumsuz noktalar üzerinde durulmamalı, katılanlardan birine duyulan antipati yüzünden söylediklerinin gözardı edilmesine izin verilmemelidir.
§ Görüşleri belirtmek için toplantı akışındaki en uygun zaman seçilmeli, akla geldiği anda ve akla geldiği gibi söylemekten kaçınılmalıdır.
§ Görüşler ve fikirler olabildiğince net, açık ve anlaşılır bir dille ifade edilmeli, çok resmi olunmamalı ama laubali bir uslup ta kullanılmamalıdır.


Toplantılarla İlgili Olarak Akılda Tutulması Gereken Önemli Noktalar:

· Toplantılar maliyeti yüksek olan faaliyetlerdir.
Katılanların ayıracakları zaman, işlerin kesintiye uğraması, düzenleme için yapılacak harcamalar dikkate alındığında toplantıların ciddi bir maliyeti olduğu görülür. Bu nedenle gereksiz yere toplantı yapmamaya özen gösterilmelidir. Ancak, bazı önemli konuların ayaküstü konuşulması, ya da kararların tek başına verilmesi, bilgilerin başkaları ile paylaşılmaması durumunda ortaya pek çok sorun çıkabileceği de unutulmamalıdır.

· Her toplantının gündemi, başlangıç ve bitiş saati olmalıdır.
Gündemsiz toplantı olmaz. Hazırlanan gündem katılımcılara önceden dağıtılmalı ve hazırlanmaları sağlanmalıdır. Başlangıç saati belli olmayan bir toplantıya kimse gelemeyeceği için başlangıç saati genellikle belirtilir. Ancak, bitiş saati de belirtilmelidir ki, katılımcılar zamanlarını buna göre ayarlayabilsinler.

· Grup psikolojisi iyi bilinmeli, bireysel beklentilere saygı gösterilmelidir.
Bir gruba ait olmak, kabul edilmek, onay görmek ve önemsenmek gibi duygular herkes için geçerli olan insani duygulardır. Gruba yeni katılanlar başta olmak üzere her katılımcının bu tür beklentileri dikkate alınmalıdır. Herhangi bir katılımcıya gösterilecek alaycı, ya da hafife alan bir tavrın diğerlerini de olumsuz etkileyeceği, toplantının verimini düşüreceği unutulmamalıdır.

· Her toplantıda sorun yaratacak insanların olması normaldir.
Toplantıya katılanlar arasında kişisel özellikleri nedeniyle çeşitli sorunlara neden olabilecek kişilerin bulunabileceği unutulmamalıdır.
Örneğin şu tür insanlara rastlamak çok normaldir:
*Sürekli konuşmayı seven insanlar.
*Sürekli dalıp giden, uyuklayan, hatta uyuyanlar.
*Başkalarının sözünü kesmeyi alışkanlık haline getirmiş olanlar.
*Konu ile ilgili tecrübelerini ve hatıralarını anlatmayı sevenler.
*Başkalarıyla uzlaşmaz tartışmalara girmeyi huy edinenler.
*Hiçbir şekilde tartışma kabul etmeyecek tarzda konuşanlar.
*Toplantı boyunca yanındakilerle fısıldaşmayı ya da sohbet etmeyi sevenler.

Toplantıyı yöneten kişi bu tür insanların varlığını dikkate alarak, yeri geldiğinde gerekli olan tüm uyarıları saygı sınırları içinde ve kişileri rencide etmeden yapmalıdır.
YARARLANILAN KAYNAKLAR

A. CELİL ÇAKICI, Toplantı Yönetimi, Detay Yayıncılık, Ankara, 2004
ALAN BARKER, Daha İyi Nasıl Toplantı Düzenleme, (Çev: Ali Çimen), Timaş Yayınları, İstanbul, 1998
BOBBI LINKEMER, Verimli Toplantı Nasıl Yapılır?, Rota Yayınları, İstanbul, 1995
DAVID SHARMAN, Kusursuz Toplantı, (Çev:Fusun Doruker), Altın Kitaplar, İstanbul, 1999
İGE PIRNAR TAMVERGEN ve EBRU GÜNLÜ AKSAKAL, Kongre ve Toplantı Yönetimi, Seçkin Yayıncılık, Ankara, 2004
JOHN-SHIRLEY PAYNE, Bir Haftada Başarılı Toplantı Yönetimi, Dünya Yayınları, İstanbul, 1998
KATE KEENAN, Toplantı Yönetimi Klavuzu, (Çev: Yelda Soykan), Remzi Kitabevi, İstanbul, 1997
NICK MORGAN, Toplantı Yönetimi, Optimist Yayınları, İstanbul, 2006
PATRICK FORSYTH, Nasıl Toplantı Yapmalı?, İlkkaynak Yayınları, Ankara, 1997
PATRICK LENCIONI, Ölümcül Toplantılar, Optimist Yayınları, İstanbul, 2005
Professional Meeting Management, (Der: Barbara Connell), 4. Baskı, PCMA Education Foundation, Chicago, 2002